Tujuh Etika Mengirim Email dengan Sopan

 
Perkenalkan diri
Selalu perkenalkan diri di bagian awal, terutama ketika akan mengirim email kepada seseorang yang tidak mengenal Anda, atau belum pernah bertemu. Ini adalah salah satu etika mengirim email paling dasar.
Cek ejaan
Hal ini, seringkali dianggap sepele oleh banyak orang. Padahal, penting untuk selalu memeriksa kembali isi pesan yang Anda tulis sebelum mengirimkannya, terutama jika orang yang Anda tuju adalah rekan bisnis, klien, atau orang penting.
Apalagi, berkirim email saat ini lebih sering dilakukan menggunakan ponsel pintar, di mana tombolnya yang berdekatan dapat membuat siapa pun melakukan kesalahan pengetikan. Selain itu, perhatikan juga tata bahasa dan tanda baca yang Anda gunakan.
Perhatikan penggunaan fitur email
Jika Anda ingin membalas email ke rekan kerja, pastikan untuk tidak menggunakan fitur reply all. Cukup balas email dan mengirimkannya kepada orang yang Anda tuju. Jika balasan email dimaksudkan hanya untuk satu orang, menggunakan fitur reply all akan mengganggu kenyamanan orang lain dengan memulai thread tidak perlu.

Batasi jumlah lampiran

Saat mengirim email berisi lampiran file foto, video, atau slide show, pastikan untuk mengubah ukurannya, agar tidak menyulitkan penerima. Ini, karena file dengan ukuran terlalu besar umumnya tidak dapat dibuka melalui ponsel, sehingga penerima harus membukanya melalui komputer, atau laptop. Jika Anda ingin mengirim file dalam jumlah banyak, zip file terlebih dahulu.

Jangan gunakan banyak singkatan

Jangan menggunakan terlalu banyak singkatan, seperti FYI, PFA, PDF, atau FYR. Ini dapat membingungkan penerima, atau membuat mereka mendapatkan kesan bahwa Anda tidak punya waktu untuk mengetik pesan lengkap. Isi pesan juga disarankan singkat, padat, dan jelas. Jangan menggunakan font huruf aneh, karena hanya akan menyulitkan orang memahami pesan kita.

Perhatikan gaya penulisan

Selalu berhati-hati dalam menuliskan pesan melalui email, terutama jika bersifat resmi, atau berhubungan dengan pekerjaan. Baca ulang seluruh pesan yang Anda tulis terlebih dahulu, sebelum mengirimkannya.
Perhatikan juga isi email, karena bahasa tulisan dapat membuat orang salah sangka dan menganggap Anda tidak sopan. Selain itu, sebisa mungkin hindari menggunakan tanda seru di akhir kalimat, serta font yang tebal. Ini akan memberi kesan yang tidak baik pada penerima email.

Periksa alamat email

Selalu periksa alamat email orang yang Anda tuju sebelum mengirimnya. Jangan sampai email yang berisi hal-hal pribadi, atau berhubungan dengan pekerjaan sampai ke tangan orang lain, karena salah memasukkan alamat email.

SUMBER : http://life.viva.co.id/news/read/577224-tujuh-etika-mengirim-email-dengan-sopan

PERBEDAAN EMAIL BERBASIS WEB DAN EMAIL BERBASIS POP

-      Email Berbasis WEB

1.     Harus diakses melalui web

2.    Dapat dibaca secara online atau offline

3.    Dapat diakses dimana saja (warnet,rumah,kantor)

4.    Dapat digunakan secara gratis/bayar

5.    Memerlukan web browser

6.    Kapasitas penyimpanan data terbatas sesuai dengan layanan web browser

7.    Menggunakan komputer orang lain yang dibatasi dalam kapasitas penyimpanannya

8.    Pemakai dapatb membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksi dengan email tersebut secara user friendly

9.    Prosesnya lebih ce[pat dan handal

-      Email Berbasis POP

1.     Diakses menggunakan Outlook

2.    Hanya dapat dibaca secara offline

3.    Hanya dapat diakses dari komputer tertentu

4.    Harus mempunyai account

5.    Tidak memerlukan web browser

6.    Ruang penyimpanan relatif tidak terbatas

7.    Memerlukan aplikasi mail client

8.    Akses internet pada saat mengirim dan menerima dapat dikurangi

9.    Kapasitas media penyimpanan tidak terbatas (lebih besar)

10. Email dapat diambil dari server dan di simpan di email client

11.  Prosesnya lama dan lambat

   SUMBER :  http://livebeautyind.blogspot.co.id/2014/10/email-berbasis-web-dan-email-berbasis.html

Email Berbasis POP

          POP itu singkatan dari Post Office Protocol. Jenis POP terakhir adalah POP3. Sehingga, proses yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah mail (surat biasa), yang harus melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai tujuan. Sama seperti dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di manaalamat email kitaterdaftar.POP3 biasanya selalu disandingkan dengan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Fungsi dari keduanya saling mendukung, di mana POP3 digunakan untuk mengambil email dari komputer server ke komputer client (pengguna), dan SMTP digunakan untuk mengirimkan email darikomputer client yang dititipkan ke pada komputer server untuk dikirimkan ke komputer server tujuan.

-      Kelebihan

>> Lebih mudah diarsip,karena email disimpan di komputer pengguna

>> Email dapat dibaca secara offline atau tidak harus connect ke server. Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau OutlookExpress.

>> Besarnya media penyimpanannya yang dapat digunakan untuk menampung email tak terbatas (tergantung budget pengguna)

-      Kekurangan

>> Dengan email ini, anda tidak dapat mengecek email anda di sembarang tempat.

>> Email ini hanya dapat dibuka di komputer pengguna.

-      Contoh

Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express,  Pegasus, Netscape Comunicator

 

SUMBER : http://livebeautyind.blogspot.co.id/2014/10/email-berbasis-web-dan-email-berbasis.html

Email Berbasis WEB

           Email berbasis web disebut juga web based email. Dengan menggunakan email ini, pengguna dapat membaca dan melakukan interaksi dengan email tersebut. Layanan email ini biasanya disediakan secara gratis oleh website yang digunakan. Email berbasis web akan memberikan jasa kepada orang yang memiliki akses internet namun tidak memiliki account email, atau memiliki akses hanya ke web server, bukan ke email server. Jadi pengguna harus mengikuti langkah-langkah untuk membuat account email (sign up) untuk mengirimkan sebuah email.

-      Kelebihan

>> Email ini dapat dibuka disemua tempat yang memiliki akses internet karena

    berada pada server yang dapat dibuka lewat jaringan internet.

-      Kekurangan

>> Untuk mengecek email anda, anda harus selalu terhubung ke jaringan

   internet. Tentunya ini akan menghabiskan banyak biaya karena harus selalu

   menghubungkan ken jaringan internet.

>> Email ini sulit untuk diarsipkan, karena disimpan dalam komputer server.

   jika suatu kali server mengalami masalah, email kamu bisa hilang kapan saja.

-     Contoh
Yahoo, Hotmail, Gmail, Bluebottle

 

  SUMBER : http://livebeautyind.blogspot.co.id/2014/10/email-berbasis-web-dan-email-berbasis.html

 

 

CARA KERJA EMAIL

Cara kerja pengiriman data email sama dengan cara sebuah data dikirimkan melalui internet. TCP memecah pesan yang kita sampaikan menjadi paket-paket kecil, kemudian IP Protokol (routers) mengirimkan paket-paket tersebut ke tujuan dan setelah sampai ketujuan kemudian TCP menggambungkan kembali pesan-pesan yang diterima di server penerima sehingga pesan tersebut dapat dibaca.
Berikut adalah gambar sederhana dari cara kerja email :


Dalam pengiriman sebuah pesan melalui email kita dapat mensisipkan binary files, seperti gambar, video, suara, dan program (executable files). Namun email belum memiliki kemampuan untuk secara langsung menangani binary files, sehingga file pertama kali harus di sesuaikan (encoding) dalam satu bentuk skema penyesuaian. Skema penyesuaian yang pupeler adalah MIME and unecode. Hal ini pada umumnya dikenal dengan istilah attachment. Kemudian seseorang yang menerima pesan email yang di dalamnya terdapat binary files yang di-attachment harus me-decode (menyesuaikan kembali) sesuai dengan cara me-encode file tersebut. Banyak paket perangkat lunak email melakukannya secara otomatis.
Protokol yang dipakai untuk menerima mail disebut dengan Post Office protocol (POP). Protokol ini yang mendefinisikan bagaimana sebuah mail dalam berbagai bentuk (asal dalam format SMTP) diterjemahkan dan diterima oleh sistem yang dimiliki user. Dengan kata lain SMTP adalah gerbang untuk mengirim mail dan sebaliknya POP adalah gerbang untuk menerima mail.

SUMBER : https://nafizatechno.wordpress.com/tag/cara-kerja-email/

CARA MENDAPATKAN EMAIL

a. Melalui penyedia e-mail gratis
Cara ini merupakan cara yang paling mudah untuk mendapatkan e-mail. Kamu tinggal mengunjungi web penyedia tersebut, mengisi data pribadi lalu kamu pun akan memiliki e-mail secara instan.
Contoh penyedia layanan ini adalah Yahoo (mail.yahoo.com), Plasa (www.plasa.com), Telkom (www.telkom.net).

b. Undangan dari teman
Cara kedua ini adalah melalui undangan dari temanmu yang telah memiliki account pada penyedia layanan e-mail tersebut. Kamu tidak dapat mendaftarkan diri tanpa undangan dari salah satu yang telah menjadi anggota. Contoh layanan ini adalah layanan e-mail yang disediakan oleh Google (mail.gmail.com).

c. Dari Internet Service Provider (ISP)
ISP adalah perusahaan yang melayani koneksi internet. Beberapa contoh ISP di indonesia, antara lain adalah IndosatNET, Wasantara NET, dan INDO.NET. Koneksi internet dilakukan berdasarkan jumlah jam akses atau hak paki selama 24jam perhari. Kamu harus mendaftarkan diri kepada penyedia layanan tersebut untuk mendapatkan layanan e-mail.

d. Dari perusahaan
E-mail yang diperoleh dari perusahaan adalah e-mail yang diberikan oleh suatu perusahaan. ciri khasnya adalah alamat e-mail ini memiliki identitas perusahaan dimana e-mail tersebut terdaftar. Untuk mendapatkan e-mail jenis ini , seseorang harus menjadi karyawan dari perusahaan itu.

e. Memesan sendiri
Cara ini bertujuan untuk mendapatkan e-mail khusus yang dapat kamu tentukan sendiri. Mulai dari nama domain, identitas kamu, serta fasilitas yang ingin kamu dapatkan dari e-mail tersebut. untuk mendapatkannya, kamu harus memesan domain terlebih dahulu, kemudian memesan paket hosting untuk server kamu, lalu kamu akan dapat menggunakan e-mail tersebut.

Sumber: http://koneksi-tik.blogspot.com/2010/11/fungsi-e-mail-sebagai-alat-komunikasi.html

JENIS JENIS EMAIL

1.POP mail

Jenis ini adalah e-mail yang di terima melalui internet service provider yang telah menajdi layanan kita, salah satu kelebihan nya adalah kita dapat membaca isi dari e-mail walaupun tidak terhubung ke internet, namun untuk mendapatkan fungsi sperti itu kita mesti menggunakan aplikasi client mail sperti besutan dari microsoft outlook express dan mozill a thunderbird.

2.E-mail web

Jenis layanan ini adalah e-mail yang berbasis web dimana e-mail yang kita miliki disediakan oeh sebuah website. Jenis jenis website yang menyediakan layanan e-mail secara gratis adalah yahoo.com, google.com dan hotmail dari microsoft, di indonesia sendiri situs penyedai e-mail secara gratis adalah  plasa.com. kelebihan nya adalah kita dapat melihat e-mail kita kapan saja dan dimana saja sedangkan kekurangan dari jenis ini adalah kita harus terkoneksi ke internet

3.E-mail forwarding

e-mail jenis ini adalah sebuah layanan dimana kita dapat meneruskan e-mail yang kita terima ke alamat e-mail yang lain, jenis e-mail ini hanyalah sebuah perantara saja karna dia tidak menyimpan e-mail yang kita terima namun langusng mengirim kan e-mail yang kita terima ke e-mail  yang lain.  Kelebihan dari jenis ini adalah kita dapat menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguh nya dan kekurangan nya adalah memerlukan waktu lama untuk datat diterima oleh e-mail lain

 

 SUMBER :  http://blog-joyo.blogspot.co.id/2012/01/mengenal-apa-itu-e-mail.html